Bir kuruma verilen bilgilerin işi bittiğinde de sistemlerde durmaya devam etmesi, uygulamada en sık dile getirilen şikâyetlerden biridir. KVKK olarak anılan 6698 sayılı Kanun, verinin işlenme amacının ortadan kalkması hâlinde silinmesini, yok edilmesini veya anonim hâle getirilmesini öngörür; internet ortamındaki yayınlar bakımından 5651 sayılı Kanun ayrı bir katman oluşturur. Talebin sonuç vermesi, hangi kapıya hangi sırayla gidildiğine bağlıdır.
Talebin muhatabı kim
Silme talebi, veriyi işleyen teknik hizmet sağlayıcıya değil, veri sorumlusuna yöneltilir. Bir hizmet birden çok kurum üzerinden yürüyorsa muhatabın belirlenmesi kolay olmayabilir. Bu noktada VERBİS kaydı işe yarar: kayıtta veri sorumlusunun kimliği, işlenen veri kategorileri, saklama süreleri ve aktarım yapılan taraflar yer alır. Kayıt üzerinden yapılacak bir ön inceleme, başvurunun doğru adrese gitmesini sağladığı gibi, kurumun kendi beyanıyla talebi karşılaştırma imkânı da verir.
Başvuru metninde bulunması gerekenler
- Talep sahibinin kimliğini doğrulayacak asgari bilgi
- Hangi verinin, hangi ilişki kapsamında işlendiği
- İşleme amacının neden ortadan kalktığına ilişkin açıklama
- Talebin türü: silme, yok etme veya anonim hâle getirme
- Verinin üçüncü kişilere aktarılmışsa onlara da bildirilmesi istemi
Talebin yazılı ve kayıtlı bir kanaldan iletilmesi önemlidir; başvurunun yapıldığı tarihin ispatı, sonraki aşamanın tamamını belirler.
Yanıt alınamazsa izlenecek sıra
- Kurumun yanıt için öngörülen süreyi kullanıp kullanmadığı takip edilir.
- Yanıt yetersizse, hangi noktanın karşılanmadığı yazılı olarak belirtilir.
- Ardından Kişisel Verileri Koruma Kurumuna şikâyet yolu değerlendirilir.
- Şikâyet dosyasına başvuru metni, gönderim kaydı ve alınan yanıt eklenir.
- İnternette yayımlanmış içerik söz konusuysa erişimin engellenmesine ilişkin ayrı yol birlikte planlanır.
Belgelenmeyen imha, yapılmamış sayılır
Veri sorumlusu tarafında da simetrik bir sorun vardır: silme işleminin yapıldığı iddiası, imha kayıtlarıyla desteklenmediğinde denetimde karşılık bulmaz. Saklama ve imha politikasının bulunması, periyodik imha işlemlerinin tutanağa bağlanması ve yedek sistemlerdeki kopyaların da kapsama alınması gerekir. Yedeklerin unutulması, uygulamada en sık rastlanan eksikliktir.
Talep her hâlde kabul edilmek zorunda değil
Bir kanun hükmü uyarınca saklanması gereken veriler ile hukuki yükümlülüğün gerektirdiği kayıtlar bakımından silme talebi karşılanmayabilir. Böyle bir yanıt geldiğinde, dayanağın hangi düzenleme olduğunun sorulması ve saklama süresinin bitiş tarihinin öğrenilmesi, talebi ileri bir tarihe taşımayı mümkün kılar.
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Veri kategorisi ve işleme dayanağı sonucu değiştirebileceğinden, başvuru metni gönderilmeden önce hukuki değerlendirme alınması yararlı olur.