Şirketlerde genel kurul, çoğu uyuşmazlığın doğduğu ve aynı zamanda çözülebildiği andır. TTK'nın anonim ve limited şirketlere ilişkin düzenlemeleri ile TBK'nın sözleşme hükümleri, 6102 sayılı Kanun ekseninde birlikte uygulanır. Toplantı anında tutulmayan bir kayıt, aylar sonra açılacak bir iptal davasında telafi edilemez. Bu rehber, genel kurul sürecinde usule aykırı işlem riskini azaltmaya ve pay sahipleri arasındaki delil düzeninin kurulmasına odaklanıyor.
Çağrı ve Gündem Usulü
İptal taleplerinin önemli bölümü, toplantının içeriğinden değil çağrı aşamasındaki eksikliklerden doğar. Kontrol edilmesi gereken başlıklar şunlardır: çağrının yetkili organca yapılıp yapılmadığı, ilan ve bildirim usulünün yerine getirilip getirilmediği, gündemin açık ve belirli biçimde duyurulup duyurulmadığı, finansal tablolar ile raporların pay sahiplerinin incelemesine süresinde sunulup sunulmadığı. Gündemde bulunmayan bir konuda karar alınması ise başlı başına tartışma yaratır ve bunun istisnaları dardır.
Toplantı Anında Tutanağa Geçirilmesi Gerekenler
- Hazır bulunanlar listesindeki temsil belgelerinin ve vekâletnamelerin durumu
- Toplantı ve karar nisaplarının her gündem maddesi için ayrı ayrı hesaplanması
- Muhalefet şerhinin gerekçesiyle birlikte ve ilgili madde altına yazılması
- Yöneltilen soruların ve verilen ya da verilmeyen cevapların kayda geçirilmesi
- Oylamadan çekilmesi gereken pay sahiplerinin bulunup bulunmadığı
Pay Sahipleri Arasında Delil Düzeni
Pay sahipleri sözleşmesinde yer alan delil kaydı, ortaklar arasındaki uyuşmazlıkta hangi belgelerin belirleyici olacağını önceden netleştirir. Şirket defterleri, yönetim kurulu karar defteri, elektronik yazışmalar ve mutabakat metinlerinin ispat gücü sözleşmede tanımlanmadığında, aynı belge iki taraf tarafından farklı biçimde yorumlanır. Bununla birlikte bu tür kayıtlar, pay sahibinin bilgi alma ve inceleme hakkını fiilen ortadan kaldıracak biçimde kurgulanamaz; aksi hâlde kaydın kendisi tartışmaya açılır.
İptal Davasında Dar Zaman
- Karara muhalefet edilip edilmediği ve bunun tutanağa geçip geçmediği kontrol edildi mi
- Kanunda öngörülen kısa hak düşürücü süre, toplantı tarihi esas alınarak takvime işlendi mi
- İptal talebi ile butlan iddiası birbirinden ayrı biçimde kurgulandı mı
- Kararın uygulanmasının durdurulmasına ilişkin talep hazırlandı mı
- Ticaret sicilindeki tescil ve ilan işlemleri takip ediliyor mu
Son Söz
Genel kurul dosyalarında en pahalı hata, toplantı sırasında susup sonradan itiraz etmeye çalışmaktır. Tutanağa geçmeyen itirazın sonradan kanıtlanması güçtür. Şirketinizin yapısı ve ortaklık ilişkileri kendine özgü olduğundan, toplantı öncesinde belgelerinizi bir hukukçuyla birlikte gözden geçirmeniz uygun olur.