Ortaklar arasındaki uyuşmazlıklarda tahkim, hız ve gizlilik beklentisiyle tercih edilir. Ancak TTK, TBK ve 6102 çerçevesinde yürüyen bu süreçte hazırlıksız girilen bir tahkim, mahkeme yoluna göre daha fazla zaman kaybettirebilir. Sebep genellikle esasa ilişkin değildir: tahkim anlaşmasının kapsamı ve usul kurallarının yanlış kurgulanması dosyayı en baştan sakatlar. Aşağıdaki başlıklar, tahkime başvurmadan önce yapılması gereken denetimi özetler.
Tahkim Kaydı Gerçekten Geçerli mi
İlk soru, tarafları bağlayan geçerli bir tahkim iradesinin bulunup bulunmadığıdır. Esas sözleşmedeki tahkim kaydı ile ortaklar arasında ayrıca imzalanan pay sahipleri sözleşmesindeki kayıt aynı kapsamda olmayabilir. Sonradan pay devri yoluyla ortak olan kişilerin bu kayıtla bağlı sayılıp sayılmayacağı, devir belgelerinin içeriğine göre değişir. Kaydın yazılı olması ve uyuşmazlık konusunu belirli biçimde göstermesi beklenir.
Tahkime Elverişlilik Sınırı
Her şirket uyuşmazlığı tahkime elverişli değildir. Tarafların üzerinde serbestçe tasarruf edemeyeceği konular ile bazı kurumsal işlemlere ilişkin talepler bu kapsamın dışında kalabilir. Aynı dosyada hem tahkime elverişli hem de elverişli olmayan taleplerin birlikte ileri sürülmesi, sürecin bölünmesine yol açar. Bu nedenle talepler daha dilekçe aşamasında ayrıştırılmalıdır.
Hakem Seçimi ve Usul Takvimi
Hakem sayısı, seçim yöntemi, tahkim yeri ve dili taraf iradesiyle belirlenir; bu noktalarda boşluk bırakılması itiraz üretir. Hakemin bağımsızlık ve tarafsızlık beyanı ile açıklama yükümlülüğü kayıt altına alınmalıdır. Delil sunum takvimi, bilirkişi ihtiyacı ve duruşma düzeni ilk usul toplantısında netleştirildiğinde sonraki aşamalarda gecikme riski azalır.
Başvuru Öncesi Kontrol Listesi
- Tahkim kaydının kapsamı ihtilafın tamamını karşılıyor mu?
- Taraf ehliyeti ve temsil yetkisi belgelerle doğrulandı mı?
- Şirket defterleri, genel kurul ve yönetim kurulu kararları eksiksiz derlendi mi?
- Talepler ölçülebilir ve rakamsal dayanağı gösterilebilir biçimde yazıldı mı?
- Tedbir ihtiyacı varsa hangi mercie başvurulacağı önceden kararlaştırıldı mı?
- Ücret ve masraf paylaşımı ile ilgili düzenleme okundu mu?
İptal Davası İhtimalini Baştan Hesaba Katmak
Hakem kararı verildikten sonra sınırlı sebeplerle iptali gündeme gelebilir. Bu sebeplerin çoğu usule ilişkindir: bildirimlerin usulüne uygun yapılmaması, tarafın iddialarını ileri sürme imkânı bulamaması ya da kararın tahkim anlaşması kapsamını aşması gibi. Bu nedenle süreç boyunca her bildirimin, her sürenin ve her usul kararının kaydının tutulması, sonradan iptal riskini azaltan en pratik önlemdir.
Yukarıdaki değerlendirmeler genel çerçeve sunar. Şirketin türü, esas sözleşme metni ve ortaklar arasındaki ek anlaşmalar tabloyu ciddi biçimde değiştirebileceğinden, tahkim yoluna gitmeden önce sözleşmelerin bir hukukçu tarafından incelenmesi gerekir.