Ortaklar veya yöneticiler arasındaki şirket içi uyuşmazlıklarda taraflar aynı belgelere erişebildiği için, sonucu belirleyen şey belgenin varlığı değil hangi belgenin bağlayıcı sayılacağıdır. TTK'nın öngördüğü kayıt düzeni ile tarafların kendi aralarında kurduğu delil sözleşmesi, uyuşmazlık çıkmadan önce yapılması gereken bir hazırlıktır. Sonradan yapılan düzenlemeler ise geçmiş dönemi kapsamayabilir.
Uyuşmazlığın türünü ayırmak
Genel kurul kararının iptali, yönetim organının sorumluluğu, kâr payı talebi, ortaklıktan çıkma ve çıkarılma ile pay devri kaynaklı ihtilaflar farklı usullere tabidir. Aynı olay içinde birden fazla talep varsa, hangisinin süreye bağlı olduğu ilk günde belirlenmelidir. Örneğin genel kurul kararlarının iptali için karar tarihinden itibaren üç aylık süre öngörülmüştür ve bu süre geçtikten sonra karar yalnızca sınırlı hâllerde tartışılabilir.
Delil sözleşmesinin sınırları
HMK, tarafların belirli bir vakıanın yalnızca belirli delillerle ispat edileceğini kararlaştırmasına izin verir. Ancak bu serbestlik sınırsız değildir: kamu düzenine ilişkin konular, kanunun kesin delil öngördüğü hâller ve tarafın delil hakkını tamamen ortadan kaldıran düzenlemeler geçerli olmaz. Pay sahipleri sözleşmesine konulacak hükümlerde, hangi kaydın esas alınacağı ve kayıtların nasıl doğrulanacağı somut biçimde yazılmalıdır.
Ticari defterler ve elektronik kayıtlar
- Defterlerin usulüne uygun tutulup tutulmadığı ispat gücünü doğrudan etkiler
- Yönetim kurulu karar defterindeki tarih ve imza sırası
- Genel kurul hazır bulunanlar listesi ve toplantı tutanağı
- Şirket içi elektronik yazışmaların erişim yetkisi ve saklama politikası
- Muhasebe kayıtları ile banka hareketlerinin karşılaştırılması
Dava öncesi zorunlu basamak
Konusu bir miktar paranın ödenmesi olan ticari davalarda arabuluculuk dava şartıdır. Şirket içi ihtilaflarda talep hem para hem de yenilik doğuran nitelikte olabildiğinden, dilekçeye konulacak taleplerin bu ayrım gözetilerek yazılması gerekir. Yanlış sınıflandırma, dosyanın dava şartı yokluğundan reddine yol açar. TBK'nın vekâlet ve şirket ilişkisine dair genel hükümleri, yönetici sorumluluğu tartışmalarında tamamlayıcı rol oynar.
Kayıt düzenini uyuşmazlıktan önce kurmak
Yetki matrisi, imza sirküleri, onay eşikleri ve bilgi alma hakkının nasıl kullanılacağına dair iç düzenlemeler yazılı hâle getirildiğinde, sonradan çıkan ihtilafta tarafların anlatımı yerine belge konuşur. 6102 sayılı Kanun'un öngördüğü bilgi alma ve inceleme hakkının kullanım yöntemi de bu düzenin parçasıdır.
Yukarıdakiler genel bir çerçevedir; esas sözleşmenizin ve pay sahipleri sözleşmenizin hükümleri sonucu değiştirebilir. Adım atmadan önce şirket belgelerinizi bir hukukçuyla birlikte gözden geçirmeniz yerinde olur.