Ticari ilişkilerde uyuşmazlık çıktığında ilk tartışma çoğu zaman esasa değil, davanın nerede ve kime karşı açılacağına ilişkindir. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu tacir sıfatına bağlı özel sonuçlar öngörür, Türk Borçlar Kanunu sözleşmenin kuruluşunu ve temsili düzenler. Sözleşmedeki yetki ve temsil kayıtları özensiz kurulduğunda ortaya çıkan usule aykırı işlem, aylarca süren bir yargılamanın sonuçsuz kalmasına yol açabilir.
Yetki Kaydı ile Temsil Yetkisini Karıştırmayın
Uygulamada aynı başlık altında toplanan iki ayrı konu vardır: sözleşmeyi imzalayan kişinin şirketi temsile yetkili olup olmadığı ve uyuşmazlıkta hangi yerdeki mahkemenin yetkili sayılacağı. Birincisi sicil kayıtları ve imza sirküleriyle, ikincisi sözleşme metnindeki kayıtla ilgilidir. Bu iki başlık ayrı ayrı denetlenmediğinde, geçerli bir yetki kaydına dayanılarak açılan dava, temsil yetkisi eksikliği nedeniyle beklenmedik bir sonuç doğurabilir.
Sözleşme İmzalanmadan Yapılacak Denetim
- Karşı tarafın ticaret sicil kaydı ve temsile yetkili kişilerin güncel durumu
- İmza sirkülerinin tarihi ve kapsadığı işlem türleri
- Yetki kaydının tarafların sıfatına uygun ve açık biçimde yazılıp yazılmadığı
- Tahkim şartı varsa kapsamının ve mahkeme yolunu kapatıp kapatmadığının netliği
- Tebligata esas adres ile sicilde görünen adresin uyumu
Uyuşmazlık Çıktığında İlk Yirmi Dört Saat
- Sözleşmenin imzalı asıl nüshası ve tüm ekleri bir araya getirilir.
- Sipariş, irsaliye, fatura ve yazışmalar tarih sırasına dizilir.
- Karşı tarafın güncel sicil kaydı alınarak temsil durumu doğrulanır.
- Yetki ve uyuşmazlık çözüm kaydı okunarak izlenecek yol belirlenir.
- İhtar gönderilecekse içeriği, talep edilen edimi ölçülebilir biçimde gösterecek şekilde yazılır.
Yazışmanın Delil Değeri
Ticari ilişkilerde çoğu mutabakat elektronik ortamda kurulur. Bu yazışmaların sonradan derlenmesi zordur; özellikle çalışan değişimlerinden sonra erişim kaybı yaşanır. Uyuşmazlık ihtimali doğduğu anda ilgili hesaplardan yazışmaların bütün hâlinde saklanması, kısmi ekran görüntülerine dayanan bir ispat çabasından çok daha güçlü sonuç verir.
Sözleşmeyi İleriye Dönük Onarmak
Yürürlükteki bir sözleşmede yetki ve temsil kayıtları eksikse, ek protokol ile bu boşluk kapatılabilir. Devam eden ticari ilişkilerde bu düzeltme, uyuşmazlık çıktıktan sonra yapılacak tartışmaya kıyasla çok daha düşük maliyetlidir ve tarafların iradesini açıkça ortaya koyar.
Yukarıdaki değerlendirmeler genel bilgilendirme amaçlıdır; her ticari ilişkinin yapısı ve sözleşme metni farklıdır. Yetki ve temsil kayıtlarının somut sözleşmeniz bakımından denetlenmesi için hukuki destek almanız önerilir.