Anonim ve limited şirketlerde genel kurul kaynaklı ihtilaflar çoğu zaman esasa dair tartışma başlamadan, usul zemininde sonuçlanır. Çağrının nasıl yapıldığı, gündemin nasıl duyurulduğu, tutanağın nasıl tutulduğu; TTK ve 6102 sayılı Kanun çerçevesinde ileri sürülecek her iddianın dayanağıdır. Uyuşmazlık tahkime taşınacaksa bu belge zinciri daha da belirleyici olur, çünkü hakem yargılamasında resen delil toplama imkanı devlet yargısına göre dardır.
Genel Kurul Dosyasında Delil Nereden Doğar
Bu tür dosyalarda ispat, ağırlıklı olarak şirketin kendi kayıtlarına dayanır. Karşı taraf çoğunlukla belgelerin fiziki hakimiyetini elinde tuttuğu için, delil talebinin daha ilk dilekçede somut ve ayrı ayrı yazılması gerekir.
- Çağrı ilanı, gündem metni ve pay sahiplerine yapılan bildirimlerin gönderim kanıtları
- Hazır bulunanlar listesi ile vekaletnamelerin şekil şartına uygunluğu
- Toplantı tutanağı ve muhalefet şerhinin tutanağa geçirildiği an
- Ticaret sicil kayıtları, tescil ve ilan tarihleri
- Finansal tablo ve yönetim raporlarının pay sahibinin incelemesine açıldığı tarih
Muhalefet şerhi burada yalnızca bir delil değildir; iptal talebinde bulunabilmenin de zeminidir. Şerhin toplantı sırasında tutanağa geçirilmemiş olması, sonradan ne kadar güçlü belge sunulursa sunulsun telafisi güç bir eksiklik yaratır.
Tahkim Şartı Bu İhtilafı Kapsıyor mu
Esas sözleşmede ya da pay sahipleri sözleşmesinde tahkim kaydı bulunması, genel kurulla ilgili her talebin hakem önüne götürülebileceği anlamına gelmez. Kaydın kapsamı, kimleri bağladığı ve verilecek kararın şirket dışındaki kişilere etkisi ayrı ayrı incelenmelidir. Şirketler hukukunda bazı taleplerin sonucu yalnızca taraflar arasında kalmaz; bu nitelik, uyuşmazlığın tahkime elverişliliği tartışmasını doğurur. Yanlış mercie yapılan başvuru, süre işlemeye devam ederken zaman kaybettirdiği için en pahalı usul hatalarındandır.
İspat Yükü Nasıl Dağılır
Toplantının usulüne uygun yapıldığını gösteren kayıtları tutmak şirketin yükümlülüğündedir. Buna karşılık çağrısız toplantıda tüm payların temsil edildiği, bir pay sahibinin oy kullanmaktan yasak olduğu ya da kararın iyiniyet kurallarına aykırı alındığı gibi iddiaları ileri süren tarafın bunları somutlaştırması beklenir. Bu nedenle delil matrisinde her iddianın karşısına, o iddiayı taşıyan tek bir belge veya tanık yazılmalıdır; hangi vakıanın hangi delille ispatlanacağı belirsizse dosya dağılır.
Usule Aykırı İşlemi Erken Yakalamak
- Toplantı öncesi çağrı ve gündem belgeleri tarih sırasıyla tek dosyada toplanır.
- Vekaletnameler ve temsil yetkileri toplantı günü kontrol edilir.
- Muhalefet şerhi toplantı bitmeden, gerekçesiyle tutanağa yazdırılır.
- Tescil ve ilan tarihleri not edilerek başvuru takvimi buradan kurulur.
- Tahkim yolu seçilecekse hakem başvurusundan önce kaydın kapsamı yazılı olarak değerlendirilir.
Değerlendirme
Buradaki açıklamalar genel nitelikte olup her şirketin sözleşme yapısı ve olay akışı farklıdır. Toplantı kayıtlarınızı ve tahkim kaydınızı birlikte inceleyecek bir hukukçuyla çalışmanız, hangi yolun açık kaldığını zaman kaybetmeden görmenizi sağlar.