Ortaklar arasındaki gerilim çoğu zaman tek bir belgeye takılır: kim, ne zaman, neyi kabul etti? Şirket içi uyuşmazlık yaşayan taraflar için delil sözleşmesi, ispat tartışmasını uyuşmazlık çıkmadan önce disipline eden araçtır. Bu rehber, TTK ve TBK çerçevesinde böyle bir düzenlemenin nasıl kurulacağını ve itiraz aşamasında nasıl işlediğini anlatır.
Delil Sözleşmesi Ne İşe Yarar, Sınırı Nedir?
Taraflar, aralarındaki ilişkiden doğacak uyuşmazlıkta hangi delillerle ispat yapılacağını önceden kararlaştırabilir. Örneğin ortaklar sözleşmesinde “pay devri iradesi yalnızca yazılı belgeyle ispat edilir” yönünde bir kayıt bulunabilir. Ancak bu serbesti sınırsız değildir: tarafların üzerinde serbestçe tasarruf edemeyeceği konular, kamu düzenine ilişkin hususlar ve bir tarafı ispat hakkından tümüyle yoksun bırakan düzenlemeler geçerli sayılmaz. Genel kurul kararlarının geçersizliği gibi alanlar bu sınırın içinde kalır.
Ortaklar Sözleşmesine Yazılırken Dikkat Edilecekler
- Hangi ilişkiden doğan uyuşmazlıkları kapsadığının açıkça sayılması
- Elektronik yazışmanın yazılı delil sayılıp sayılmayacağının belirtilmesi
- Şirket defter ve kayıtlarının hangi ölçüde bağlayıcı kabul edildiği
- Tanık dinlenmesinin tümüyle dışlanmaması, yalnızca kapsamının daraltılması
- Metnin imzalı ve tarihli nüshasının ayrıca saklanması
Uyuşmazlık Çıktığında İzlenecek Sıra
- Sözleşmenin geçerlilik denetimi yapılır; kapsam dışı talepler ayrıştırılır.
- Şirket defterleri, pay defteri ve genel kurul tutanakları onay ve süreklilik yönünden incelenir.
- Karşı tarafa çekilecek ihtarnamede kararlaştırılan delil rejimine açıkça atıf yapılır.
- Kayıtların değişme ihtimali varsa delil tespiti yoluna başvurulur.
- Sözleşmede tahkim veya yetkili mahkeme kaydı varsa başvuru bu kayda göre yapılır.
Delil Eksikliği Riskini Azaltmak
Uygulamadaki en yaygın kayıp, ortaklar arasındaki fiilî uygulamanın hiçbir yerde kayda geçmemesidir. Kâr dağıtımının yıllarca sözleşmeden farklı oranlarda yapılması, yönetim yetkisinin sözlü olarak devredilmesi ya da şirket adına yapılan ödemelerin ortağın kişisel hesabından geçmesi, sonradan ispatı güçleşen durumlardır. Ticari defterlerin usulüne uygun tutulması, ödemelerde banka kanalının tercih edilmesi ve kararların yazılı hâle getirilmesi bu boşluğu kapatır.
Yukarıdaki değerlendirmeler genel bir çerçeve sunar; şirket türü, esas sözleşme hükümleri ve tarafların fiilî uygulaması sonucu belirgin biçimde değiştirebilir. Ortaklık ilişkiniz gerilmeye başladığında, belgeleri toplamadan önce hukuki görüş almanız daha sağlıklı olacaktır.