Ortaklar arasındaki anlaşmazlıklar çoğu zaman defterlerde değil, tarafların hangi belgeye delil demeyi kabul ettiğinde düğümlenir. TTK, TBK ve 6102 çerçevesinde kurulan bir delil sözleşmesi, uyuşmazlık çıkmadan önce ispat düzenini belirler; ancak yanlış kurgulandığında tarafı kendi belgesine mahkûm eder. Bu rehber, şirket içi uyuşmazlıklarda delil sözleşmesinin işlevini ve itiraz takvimini ele alır.
Delil Sözleşmesi Neyi Bağlar, Neyi Bağlamaz
Taraflar, aralarındaki uyuşmazlıkta hangi delillerle ispat yapılacağını önceden kararlaştırabilir. Pay sahipleri sözleşmelerinde, ortaklık protokollerinde ve hisse devir sözleşmelerinde bu kayıtlara sık rastlanır. Ancak sözleşmenin sınırları vardır: tarafların üzerinde serbestçe tasarruf edemeyeceği konularda, kamu düzenine ilişkin hususlarda ve tarafın delil ikamesini fiilen imkânsız kılan düzenlemelerde bu kayıt işlevini yitirir. Kesin delil sözleşmesi ile takdiri delil sözleşmesi ayrımı, dosyanın seyrini baştan belirler.
Karar ve İşlemlere İtirazın Takvimi
Şirket içi uyuşmazlıkta ispat kurgusu kadar zamanlama da belirleyicidir. Genel kurul kararlarının iptali için kanunda öngörülen süre, karar tarihinden itibaren işler ve toplantıda muhalefetin tutanağa geçirilmiş olması aranan hallerde bu kayıt sonradan tamamlanamaz. Bu nedenle:
- Toplantıda muhalefet şerhi açık ve gerekçeli yazılmalıdır
- Tutanak ve hazır bulunanlar listesinin örneği aynı gün alınmalıdır
- Yönetim kurulu kararlarına karşı ileri sürülecek iddialar ayrı bir rejime tabidir
- Bilgi alma ve inceleme hakkının kullanıldığı talepler yazılı olarak kayda geçirilmelidir
Ticari Defterler ve Elektronik Kayıtların Değeri
Ticari defterlerin sahibi lehine delil olabilmesi belirli koşullara bağlıdır; usulüne uygun tutulmayan defter, çoğu zaman yalnızca aleyhe sonuç doğurur. Elektronik yazışmalar, muhasebe programı çıktıları ve mesajlaşma kayıtları bakımından ise asıl tartışma içerikte değil, kaydın bütünlüğünde ve elde ediliş biçimindedir. Şirket sunucusundan alınan verilerin çalışan mahremiyetiyle kesiştiği noktalarda ayrı bir hukuka uygunluk değerlendirmesi gerekir.
Arabuluculuk Dava Şartını Atlamamak
Konusu para alacağı olan ticari uyuşmazlıklarda dava açılmadan önce arabulucuya başvurulması dava şartıdır. Şirket içi ihtilaflarda talebin bir kısmı alacak, bir kısmı tespit veya iptal niteliği taşıdığında bu ayrımın dilekçede net yapılması gerekir; aksi halde dosyanın tamamı usulden reddedilebilir ve bu ret bazı talepler bakımından süre kaybına yol açar.
Uyuşmazlık Çıkmadan Kurulacak İç Prosedür
- Karar defterlerinin ve tutanakların düzenli tutulduğunun periyodik kontrolü
- Yetki devirlerinin ve imza sirkülerinin güncel tutulması
- Sözleşmelerdeki delil, yetki ve tahkim kayıtlarının birbiriyle uyumlu olması
- Ortaklar arası para hareketlerinin sözleşmesel dayanağının belgelenmesi
Bu içerik genel bilgi vermek amacıyla hazırlanmıştır. Şirket türü, esas sözleşme hükümleri ve ortaklar arasındaki ek protokoller sonucu değiştirebileceğinden, mevcut sözleşme metinlerinizin uyuşmazlık çıkmadan önce hukuki incelemeden geçirilmesi yerinde olur.