Aidat alacağı, ortak alanın işgali veya projeye aykırı tadilat gibi kat mülkiyeti uyuşmazlıklarında süreç çoğunlukla bir ihtarla başlar. Uygulamada dosyaların önemli bir bölümü esasa ilişkin sebeplerle değil, ihtar aşamasında toplanmamış belgeler nedeniyle zayıflar. Aşağıdaki rehber, ihtar çekilmeden önce tamamlanması gereken belge ve tespitleri kontrol listesi mantığıyla ele alır.
İhtar Öncesi Belge Envanteri
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamındaki talepler, ana taşınmazın hukuki durumunu gösteren belgelerle birlikte anlam kazanır. İhtar metni yazılmadan önce şu evrakın eksiksiz olduğundan emin olunmalıdır:
- Tapu kaydı ile kat mülkiyeti veya kat irtifakı durumunu gösteren belge
- Yönetim planının güncel ve tapuya şerh edilmiş örneği
- Karar defterine usulüne uygun geçirilmiş kat malikleri kurulu kararı
- İşletme projesi ve bunun maliklere tebliğ edildiğini gösteren kayıt
- Aidat tahakkuk ile tahsilat dökümü ve yönetim hesabına ait banka hareketleri
- Ortak alandaki değişikliğe ilişkin tarihli fotoğraflar, mimari proje ve varsa ruhsat eki
Kurul Kararının ve Yönetim Planının İspat Değeri
Yönetim planı kat maliklerini bağlayan bir düzenleme niteliğindedir; buna karşılık karar defterine geçirilmemiş sözlü mutabakatlar tartışmaya açıktır. Toplantı ve karar yeter sayısının tutanakta görünmediği, imzaların eksik kaldığı ya da gündemde yer almayan bir konuda karar alındığı hâllerde karşı taraf öncelikle kararın geçersizliğini ileri sürer. Bu itiraz, alacağın esasına hiç girilmeden dosyayı kilitleyebilir.
İhtarın Kendisi Neden Bir Delildir
Noter aracılığıyla gönderilen ihtar yalnızca uyarı değildir; temerrüt anını, talebin kapsamını ve muhatabın bilgilendirildiği tarihi gösterir. Adres, alacağın dönemi ve tutarı ile talebin ne olduğu ihtarda net değilse, sonradan açılan davada talep sınırını genişletmek güçleşir. Tebliğ evrakının aslı, dosyaya konulmak üzere ayrı bir klasörde saklanmalıdır.
Delil Eksikliğini Kapatan Kısa Kontrol Listesi
- Alacağın hangi döneme ait olduğunu gösteren bir tablo hazırlayın.
- Her kalemi dayanak belgeyle eşleştirin; dayanağı olmayan kalemi ihtar metninden çıkarın.
- Fiili duruma ilişkin iddialarda delil tespiti talebini erken gündeme alın.
- Yöneticinin temsil yetkisini gösteren kararı ekleyin.
- Tebligat adreslerini tapu ve nüfus kayıtlarıyla karşılaştırın.
- Gönderim ve tebliğ tarihlerini tek bir takvimde işaretleyin.
Tespit ve Bilirkişi Zamanlaması
Ortak yere yapılan müdahalede fiziki durum kısa sürede değişebilir. Değişiklik giderildikten sonra alınan teknik rapor, ihlalin varlığını değil yalnızca mevcut hâli gösterir. Bu nedenle delil tespiti talebinin ihtarla eş zamanlı veya hemen sonrasında değerlendirilmesi, sonradan telafisi güç bir eksiği önler.
Buradaki açıklamalar genel niteliktedir; her binanın yönetim planı ve fiili düzeni farklıdır. Kendi dosyanızdaki belge durumunu ve süreleri bir avukatla birlikte gözden geçirmeniz yerinde olur.