Kişisel verilerin hukuka aykırı işlendiğini düşünen ilgili kişi, doğrudan Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyette bulunamaz. 6698 sayılı Kanun iki aşamalı bir yol öngörmüştür: önce veri sorumlusuna başvuru, ardından şikâyet. Bu sıranın atlanması başvurunun usulden değerlendirilmemesine yol açar ve arada geçen zaman şikâyet penceresini daraltır.
Önce Veri Sorumlusuna Başvuru Zorunluluğu
Başvuru yazılı olarak veya Kurulun belirlediği diğer yöntemlerle yapılır. Metinde ilgili kişinin kimlik bilgileri, talebin konusu ve varsa ihlale ilişkin bilgiler açıkça yer almalıdır. Talep, verinin silinmesi, düzeltilmesi, aktarıldığı üçüncü kişilere bildirim yapılması veya işlemenin sınırlandırılması gibi somut bir sonuca yönelmelidir. Genel ifadelerle yazılan başvurular, cevap süresinin işlemeye başlaması bakımından tartışma doğurur.
Cevap Süresi ve Şikâyet Penceresi
- Veri sorumlusu, başvuruyu en geç otuz gün içinde sonuçlandırmakla yükümlüdür.
- Başvuru reddedilir, verilen cevap yetersiz bulunur veya hiç cevap verilmezse şikâyet yolu açılır.
- Şikâyet, cevabı öğrenme tarihinden itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde yapılmalıdır.
- Cevap hiç verilmediği hâllerde otuz günlük sürenin dolduğu tarih, şikâyet takviminin başlangıcı olarak kayda geçirilmelidir.
İhlal Bildirimi Ayrı Bir Yükümlülüktür
Veri sorumlusunun ihlali Kurula ve ilgili kişilere bildirme yükümlülüğü, ilgili kişinin başvurusundan bağımsızdır. Bir şirketin ihlal bildirimi yapmış olması, bireysel başvuru hakkını ortadan kaldırmaz. Kurul tarafından yayımlanan ihlal duyurusu, aynı zamanda ilgili kişinin öğrenme tarihini belgeleyen bir dayanak olarak kullanılabilir.
Şikâyet Dilekçesinde Delil Sunumu
- Veri sorumlusuna yapılan başvurunun tarihini gösteren kayıt eklenir.
- Alınan cevap veya cevapsızlığı gösteren belge dosyaya konur.
- Verinin nerede, nasıl işlendiğini gösteren ekran görüntüleri ve yazışmalar sunulur.
- Talep sonucu, hangi işlemin durdurulmasının istendiği belirtilerek yazılır.
Tazminat ve Ceza Boyutunun Ayrılması
Kurula şikâyet, idari yaptırım sürecini başlatır; kişinin uğradığı zararın giderilmesi için ayrıca genel hükümlere göre dava açılması gerekir. Verilerin hukuka aykırı ele geçirilmesi ceza hukuku boyutu taşıyorsa, bu yön savcılığa ayrı bir dilekçeyle taşınır. Üç yolun takvimleri birbirinden bağımsız işlediğinden tek bir tabloda izlenmesi yerinde olur.
Yukarıdaki açıklamalar genel niteliktedir. İşlemenin dayanağı, verinin türü ve veri sorumlusunun statüsü sonucu etkileyebileceğinden, başvuru metnini göndermeden önce hukuki değerlendirme alınması önerilir.