Şirketler hukukunda uyuşmazlıkların önemli bir bölümü, genel kurul toplantısının kendisinden değil toplantı öncesindeki hazırlık aşamasından doğar. TTK ve 6102 sayılı düzenlemenin öngördüğü çağrı, gündem ve bilgi alma usulleri ile TBK kapsamındaki sözleşmesel taahhütler birlikte değerlendirildiğinde, iptal tartışmasının kaynağı çoğu zaman usul kayıtlarında saklıdır.
Toplantı Öncesi Kayıt Disiplini
Çağrının kim tarafından, hangi usulle ve hangi tarihte yapıldığı; gündemin nasıl ilan edildiği; pay sahiplerinin inceleme hakkının kullandırılıp kullandırılmadığı ayrı ayrı belgelenmelidir. Gündemde bulunmayan bir konunun görüşülmesi ya da bilgi alma talebinin karşılıksız bırakılması, kararın geçerliliği tartışmasında ilk sırada yer alır. Bu belgeler toplantıdan sonra toplanmaya çalışıldığında çoğu zaman eksik kalır.
Genel Kurul Dosyası Kontrol Listesi
- Çağrı belgesi, ilan metni ve tebligat kayıtları
- Gündem maddelerinin toplantıda görüşülen halleriyle karşılaştırılması
- Hazır bulunanlar listesi ve temsil belgelerinin incelenmesi
- Oylama yönteminin ve sonuçlarının tutanağa nasıl geçirildiği
- Muhalefet şerhinin toplantı sırasında tutanağa işlenmesi
- Finansal tabloların pay sahiplerinin incelemesine sunulma tarihi
Muhalefet Şerhi ve Zamanlama
İptal tartışmasının en kırılgan noktası muhalefet şerhidir. Toplantıda karara katılmayan pay sahibinin muhalefetini tutanağa geçirtmesi, sonraki aşamada dayanılacak temel belgedir. Toplantıdan sonra gönderilen bir yazı, tutanağa işlenmiş bir şerhin yerini kural olarak tutmaz. Ayrıca kararın alındığı tarih ile ilan tarihi arasındaki fark, takvim hesabında karışıklığa yol açtığından her iki tarih de ayrıca kaydedilmelidir.
Delil Sözleşmesinin Sınırları
Ticari ilişkilerde tarafların hangi delillerle ispat yapılacağını önceden kararlaştırması yaygındır. Ancak bu tür bir düzenlemenin kapsamı sözleşme metninde açık değilse, uyuşmazlık anında delil sözleşmesinin kendisi tartışma konusu olur. Sözleşmede yer alan defter, e-posta veya elektronik kayıt kabulünün hangi ilişkileri kapsadığı, kurumsal ortaklık ilişkisine mi yoksa yalnızca ticari işleme mi ait olduğu netleştirilmelidir. Şirket içi ilişkilerde kanunun emredici usul kuralları, taraf iradesiyle serbestçe değiştirilemez.
Anlaşma Yoluyla Çözüm ile Dava Arasında Karar
Ortaklar arasındaki uyuşmazlıklarda dava, çoğu zaman şirketin işleyişini de etkiler. Bu nedenle karar verirken yalnızca hukuki haklılık değil, şirketin ticari sürekliliği de tartılmalıdır. Pay devri, kâr dağıtım taahhüdü veya yönetimde temsil güvencesi içeren yazılı bir çözüm; uzun bir yargılamadan daha koruyucu olabilir. Buna karşılık defter ve kayıtlara erişim engelleniyorsa, yargısal yol genellikle kaçınılmaz hale gelir.
Buradaki açıklamalar genel bilgilendirme niteliğindedir; şirket türü ve esas sözleşme hükümleri sonucu değiştirebilir. Toplantı belgelerinizle birlikte hukuki değerlendirme almanız uygun olur.