Genel kurul kararlarına yönelik uyuşmazlıklar, çoğu zaman kararın içeriğinden değil toplantının nasıl yapıldığından doğar. TTK, TBK ve 6102 sayılı Kanun ekseninde hazırlanan bu rehber, toplantı usulünün denetim noktalarını, şirket içi belgelerin ispat değerini ve usule aykırı işlem riskini ele alıyor.
Toplantı Öncesi Aşamanın Denetimi
İptal talebinin en güçlü dayanağı genellikle çağrı sürecidir. Çağrının yetkili organca yapılıp yapılmadığı, ilan ve bildirim usulüne uyulup uyulmadığı, gündemin yeterince belirli olup olmadığı ve finansal tabloların pay sahiplerinin incelemesine ne zaman açıldığı sırayla kontrol edilir. Gündemde bulunmayan bir konunun karara bağlanması ya da gündemin genel ifadelerle yazılması, pay sahibinin bilgi alma hakkını fiilen kullanamaması sonucunu doğurur.
Toplantı Anına İlişkin Kayıtlar
- Hazır bulunanlar listesinin usulünce düzenlenmesi ve imzaların tamam olması
- Toplantı başkanlığının oluşumu ve yetkisinin belgelendirilmesi
- Temsil belgelerinin geçerliliği ve vekâletlerin kapsamı
- Toplantı ve karar yeter sayılarının tutanakta gösterilmesi
- Oylama biçiminin ve varsa oydan yoksunluk hâllerinin kayda geçirilmesi
Muhalefet Şerhi ve Dava Hakkı
Kararlara karşı iptal davası açabilmek bakımından, toplantıya katılan pay sahibinin olumsuz oy kullanması ve muhalefetini tutanağa geçirtmesi belirleyicidir. Muhalefetin gerekçesinin yazılması, sonraki aşamada iddianın kapsamını da güçlendirir. Toplantıya usulsüz çağrı nedeniyle katılamayan pay sahibinin durumu ise ayrı değerlendirilir. Bu nedenle toplantı sırasında tutulacak notlar ile tutanak metninin karşılaştırılması, dava dilekçesinin omurgasını oluşturur.
Delil Sözleşmesi ve Şirket İçi Belgeler
Pay sahipleri sözleşmesi, ortaklar arası protokoller ve esas sözleşmeye bağlı iç düzenlemelerde ispat yöntemine ilişkin kayıtlar bulunabilir. Bu tür delil sözleşmeleri, HMK'nın çizdiği sınırlar içinde geçerlidir ve bir tarafı ispat imkânından tümüyle yoksun bırakacak biçimde uygulanamaz. Uygulamada asıl sorun, kayıtların varlığından çok belgelerin şirket elinde bulunmasıdır. Bu nedenle ticari defter, yönetim kurulu karar defteri ve toplantı tutanaklarının dosyaya getirilmesine ilişkin talep, usulüne uygun ve zamanında yapılmalıdır.
Süre ve Mahkeme
- Karar tarihi ile tutanağın düzenlendiği tarih ayrı ayrı kaydedilir.
- İptal davası için kanunda öngörülen kısa hak düşürücü süre hesaplanır ve takvime işlenir.
- Dava, şirket merkezinin bulunduğu yerdeki ticaret mahkemesinde açılır.
- Kararın uygulanmasının durdurulması talebi, doğacak somut zararla birlikte gerekçelendirilir.
- Ticaret sicilinde tescil edilmiş kararlar bakımından sicil kaydının durumu ayrıca izlenir.
Bu metin genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; şirket türü, esas sözleşme hükümleri ve toplantı kayıtları sonucu değiştirebileceğinden, tutanak ve sözleşme metinlerinizi bir hukukçuya inceletmeniz uygun olacaktır.