Anonim ve limited şirketlerde genel kurul kararlarına yönelik itirazların önemli bir bölümü kararın içeriğinden değil, toplantının kim tarafından ve hangi yetkiyle yapıldığından doğar. TTK ve 6102 ekseninde yürüyen bu tartışmada sonucu belirleyen, çoğu zaman toplantı günü tutulan kayıtlardır. Aşağıda, yetki eksikliği iddiasını belgeye dayandırmanın pratik yolu ele alınmaktadır.
Yetki Zincirini Toplantıdan Önce Kurmak
Genel kurulun geçerliliği, çağrının yetkili organca yapılmasına ve usulüne uygun duyurulmasına bağlıdır. Çağrının yönetim kurulunca alınmış geçerli bir kararla yapılıp yapılmadığı, ilanın ve pay sahiplerine gönderimin belgelenip belgelenmediği, sonraki iptal tartışmasının çekirdeğini oluşturur.
- Çağrıya dayanak yönetim kurulu kararının karar defterindeki hâli
- İlan ve iadeli taahhütlü gönderim kayıtları
- Gündemin ilan edilen hâli ile toplantıda görüşülen gündemin karşılaştırması
- Vekâletnamelerin şekli ve temsilcilerin yetki sınırları
Hazirun Cetveli ve Nisap Hesabı
Hazır bulunanlar listesi, hem toplantı nisabının hem de oy güçlerinin dayanağıdır. Pay defterindeki kayıtla listedeki pay oranları arasındaki uyumsuzluk, karar nisabını tartışmalı hâle getirir. Pay devri yakın tarihlidir veya rehin ya da intifa hakkı söz konusudur diyorsanız, bu durumların defterlere işlenmiş olması gerekir.
Muhalefet Şerhi: Sonradan Telafisi Olmayan Adım
Karara katılmayan pay sahibinin muhalefetini tutanağa geçirtmesi, iptal davasında dava açma ehliyeti bakımından belirleyici olabilir. Toplantıda sözlü itiraz ettim ancak tutanağa yazılmadı savunması, karşı belge bulunmadığında ispat edilmesi güç bir iddiadır. Şerhin hangi gündem maddesine ilişkin olduğu ve gerekçesi, tek cümleyle de olsa açıkça yazılmalıdır.
Dava Açılmadan Önce Toplanacak Dosya
- Toplantı tutanağının imzalı örneği ve varsa toplantı başkanlığı belgeleri
- Hazirun cetveli, vekâletnameler ve giriş kayıtları
- Ticaret sicil kayıtları ile tescil ve ilan edilen karar metinleri
- Toplantı öncesi pay sahiplerine yapılan bilgilendirmeler ve finansal tablolara erişim talepleri
Değerlendirme
Genel kurul uyuşmazlıklarında iptal süresi kısa olduğundan, belge toplama işi dava dilekçesinin yazımıyla eş zamanlı yürütülmelidir. Şirket kayıtlarına erişimi bulunmayan pay sahipleri bakımından, delil tespiti ve bilgi alma talepleri erken devreye alınmalıdır. Bu yazı yol gösterici bir çerçeve sunar; şirketin türü, esas sözleşme hükümleri ve karar konusu farklılık yarattığından, somut olayda hukuki destek alınması yerinde olacaktır.