Ortaklar arasındaki uyuşmazlıklarda tartışma çoğu zaman kimin haklı olduğu değil, kimin neyi ispat edebildiği üzerinden kapanır. Şirket sözleşmesine ya da ortaklar arası protokole konulan delil sözleşmesi kayıtları da tam bu noktada devreye girer: hangi belgenin ispat aracı sayılacağını önceden belirleyen bu kayıtlar, doğru kurgulandığında dosyayı kısaltır, hatalı kurgulandığında tarafın elindeki en güçlü delili kullanılamaz hâle getirir.
Delil Sözleşmesi Kaydını Okumanın Yolu
Hukuk Muhakemeleri Kanunu, tarafların belirli bir uyuşmazlıkta hangi delillerle ispat yapılacağını kararlaştırmasına imkân tanır. Burada belirleyici olan, kaydın yalnızca sayılan delillerle sınırlı mı olduğu yoksa mevcut delillere ek nitelikte mi düzenlendiğidir. Metin münhasıran ifadesi taşıyorsa, sözleşmede sayılmayan bir belgeye dayanma imkânı büyük ölçüde daralır. Bu nedenle dava hazırlığında ilk iş, elde bulunan delillerin sözleşme kaydının kapsamına girip girmediğinin madde madde işaretlenmesidir.
Ortaklık İhtilafında Delil Haritası
- Pay defteri, genel kurul ve yönetim kurulu karar defterleri
- Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulan ticari defterler ve dayanak belgeleri
- Ortaklar arası protokoller, sermaye taahhüdü ve ödeme kayıtları
- Kurumsal e-posta yazışmaları ve toplantı tutanakları
- Banka hesap hareketleri ve cari hesap mutabakatları
Elektronik Kayıtların Ağırlığı
Şirket içi yazışmalar çoğu zaman en canlı delildir; ancak ekran görüntüsü tek başına zayıf kalabilir. Yazışmanın kaynağı, gönderici ve alıcı adresleri, zaman bilgisi ve varsa sunucu kayıtlarıyla desteklenmesi gerekir. Kayıt şirket sistemi üzerinden elde ediliyorsa, erişim yetkisinin dayanağı da dosyada açıklanmalıdır; aksi hâlde delilin hukuka uygun elde edilip edilmediği tartışması esasın önüne geçer.
Usul Aykırılığının Bedeli
Delil sözleşmesi ne kadar iyi kurulursa kurulsun, yargılamanın kendi usul takvimi ayrıca işler. Dilekçeler aşamasında bildirilmeyen deliller sonradan ileri sürülemez; tanık listesi ve isimlerin süresinde verilmemesi tanık dinletme hakkını düşürür. Şirket kararlarının iptali gündemdeyse, kararın alındığı tarihten itibaren işleyen üç aylık hak düşürücü süre ayrıca takip edilmelidir. Bu süre yargılama içinde telafi edilebilecek bir eksiklik değildir.
Uyuşmazlık Öncesi Sözleşme Hijyeni
Delil sözleşmesi hükmü, ihtilaf çıktıktan sonra değil sözleşme kurulurken yazılır. Metinde defterlerin, elektronik yazışmaların ve mutabakat belgelerinin ispat gücünün nasıl değerlendirileceği açıkça gösterilirse, ileride hangi belgenin dosyaya gireceği tartışması büyük ölçüde kapanır. Aynı metinde yetkili mahkeme ve tahkim iradesinin de tutarlı biçimde düzenlenmesi gerekir; çelişkili kayıtlar ilk itirazda gündeme gelir.
Bu metin genel bilgi amaçlıdır. Ortaklık yapısı, sözleşme metni ve defter düzeni her şirkette farklı olduğundan, delil kurgusunun somut dosya üzerinden bir hukukçuyla birlikte gözden geçirilmesi tavsiye edilir.