Ortaklar arasındaki gerilim çoğu zaman genel kurul veya yönetim kurulu masasında değil, yıllar önce imzalanmış bir sözleşme maddesinde çözülür. Delil sözleşmesi, tarafların uyuşmazlık hâlinde hangi belgelerle ispat yapılacağını önceden kararlaştırmasıdır. TTK ve TBK zemininde kurulan bu hükümler, doğru yazıldığında ispat yükünü öngörülebilir kılar; hatalı yazıldığında ise tarafı kendi delilinden yoksun bırakır.
Delil Sözleşmesinin Şirket Pratiğindeki Karşılığı
Pay sahipleri sözleşmesi, ortak girişim protokolü ve hisse devir sözleşmelerinde sıkça yer alan bu kayıtlar iki biçimde kurulur. Münhasır nitelikte olanlar ispatı yalnızca belirli delillere hasreder; münhasır olmayanlar ise mevcut delillere yenilerini ekler. Şirket içi uyuşmazlıkta hangi türün seçildiği, tanık dinletilip dinletilemeyeceğini doğrudan belirlediğinden madde metnindeki tek bir kelime sonucu değiştirebilir.
Sık Görülen Usul Hataları
- Maddenin, tarafın hiçbir delille iddiasını kanıtlayamayacağı ölçüde daraltılması.
- Yalnızca şirket defterlerinin delil sayılması; oysa defterler şirketin kendi tuttuğu kayıtlardır.
- Elektronik yazışmaların delil kabul edileceği yazılırken hangi hesap ve arşivin esas alınacağının belirtilmemesi.
- Sözleşmenin tacir olmayan ortak yönünden de aynı ağırlıkta uygulanacağı varsayımı.
- Tahkim şartı ile delil sözleşmesinin birbiriyle çelişen biçimde kaleme alınması.
Uyuşmazlık Çıktığında İzlenecek Sıra
- Yürürlükteki tüm sözleşme metinleri ve ekleri tarih sırasıyla dizilir; hangi metnin sonraki tarihli olduğu tespit edilir.
- Delile ilişkin madde, münhasırlık yönünden yorumlanır ve kapsamı dışında kalan vakıalar ayrı bir listeye alınır.
- Ticari defterler, yönetim kurulu karar defteri ve pay defteri kayıtları noter tasdik tarihleriyle birlikte incelenir.
- Elektronik veriler değiştirilemez biçimde yedeklenir; erişim tarihleri kayda geçirilir.
- Karşı tarafın dayanacağı muhtemel deliller öngörülerek karşı ispat planı hazırlanır.
Defter ve Yazışma Delilinin Ağırlığı
Ticari defterlerin sahibi lehine delil olabilmesi usul kurallarına ve defterlerin usulüne uygun tutulmuş olmasına bağlıdır. Açılış ve kapanış onayları eksikse defterin ispat gücü zayıflar. Şirket e-posta sunucusundaki yazışmalarda ise verinin kim tarafından, hangi yetkiyle çıkarıldığı sorusu gündeme gelir; çalışanların kişisel verilerine dokunan kayıtlarda ayrıca hukuka uygunluk denetimi yapılır.
Aşağıdaki metin bilgilendirme amacı taşır ve somut sözleşmenizin lafzının yerini tutmaz. Delil sözleşmesi hükümleri kişiye özel yorum gerektirdiğinden, uyuşmazlık büyümeden sözleşme metninin bir hukukçu tarafından incelenmesinde yarar vardır.