Apartman ve site yönetimlerinde ödenmeyen aidat, çoğu zaman hukuki bir sorundan çok bir kayıt sorunudur. Alacağın dayanağı olan kararlar usulüne uygun alınmamışsa ya da tebliğ edilmemişse, icra takibi itirazla kolayca durur. Bu nedenle 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamındaki bir alacak için İİK yoluna gitmeden önce belge zincirinin tamamlanması gerekir.
Alacağın dayanağı: kurul kararı ve işletme projesi
Aidat borcunun kaynağı, kat malikleri kurulunun usulüne uygun toplanarak aldığı karar ya da bu karara dayanan işletme projesidir. Toplantı çağrısının nasıl yapıldığı, toplantı ve karar yeter sayısının sağlanıp sağlanmadığı ve kararın karar defterine imzalarla geçirilip geçirilmediği ilk kontrol noktalarıdır. Karar defterinin noter onaylı olması, sonradan doğacak tartışmaları büyük ölçüde önler.
Tebliğ edilmemiş proje takibi zayıflatır
İşletme projesi ya da aidat kararı, borçlu kat malikine ve bağımsız bölümde fiilen oturan kişiye bildirilmelidir. Bildirim yapılmadan başlatılan takipte borçlunun itirazı, alacağın varlığından çok usule yönelir ve yönetim, alacağını mahkeme aşamasında ispat etmek zorunda kalır. Bildirimlerin noter kanalıyla ya da imza karşılığı yapılması, dosyaya konulabilir bir kayıt üretir.
Takip yolu ve tahliye talebinin sınırları
Aidat alacağı için ilamsız takip yürütülebilir; borçlunun itirazı hâlinde itirazın kaldırılması ya da iptali yoluna gidilir. Bağımsız bölümde kiracı bulunması hâlinde kiracının belirli koşullarla ödenmeyen aidattan sorumlu tutulması söz konusu olabilir; ancak bu durum kiracının doğrudan tahliyesi sonucunu kendiliğinden doğurmaz. Kira ilişkisinden kaynaklanan tahliye ile kat mülkiyetinden kaynaklanan çekilmezlik hâllerine dayalı talepler ayrı hukuki temellere oturur ve karıştırılmamalıdır.
Yönetim için belge düzeni
- Noter onaylı karar defteri ve toplantı hazirun listesi
- İşletme projesi ile bunun bildirimine ilişkin tebliğ kayıtları
- Bağımsız bölüm bazında borç ve ödeme dökümünü gösteren cari hesap
- Ortak gider harcamalarına ait fatura ve banka kayıtları
- Kiracı ve malik değişikliklerine ilişkin yönetime yapılan bildirimler
- Gecikme tazminatı hesabının hangi karara dayandığını gösteren kayıt
Yukarıdaki bilgiler geneldir. Yönetim planındaki özel hükümler, bina ile site arasındaki yapısal farklar ve alacağın dönemi sonucu değiştirebileceğinden, takip başlatılmadan önce dosyanın hukuki açıdan incelenmesi yararlı olur.