Bir apartman veya sitede alınan kararın hukuka uygunluğu tartışıldığında, sonucu çoğu zaman kararın içeriği değil, kararın nasıl alındığını gösteren kayıtlar belirler. Kat Mülkiyeti Kanunu (634) ile TMK ve TBK ekseninde yürüyen bu uyuşmazlıklarda delil toplantı anında doğar; dava aşamasında ise yalnızca toplanabilir. Aşağıdaki başlıklar, delilin nerede üretildiğini ve usule aykırı bir kurul işleminin süre kaybına dönüşmeden nasıl belgelendiğini ele alıyor.
Karar defteri neyi ispatlar, neyi ispatlamaz
Kat malikleri kurulu kararlarının asıl dayanağı karar defteridir. Ancak defter tek başına toplantının usulüne uygun yapıldığını göstermez; yalnızca kararın metnini ve altındaki imzaları belgeler. Çağrının kime, ne zaman ve hangi yolla ulaştırıldığı ile toplantı ve karar yeter sayısının hangi arsa payı hesabıyla bulunduğu defterde yazmıyorsa, bu boşluk sonradan tanık beyanıyla kapatılmaya çalışılır ve ispat zayıflar. Defter örneği alınırken imza sayfaları, hazirun listesi ve ekler birlikte örneklenmelidir.
Usule aykırı işlemin izini bırakan belgeler
- Çağrı yazısının gönderim kaydı; ilan panosuna asılmışsa asım tutanağı ve tarihli fotoğrafı
- Hazirun listesi ve vekâletnameler; temsilcinin yetkisinin sınırı
- Arsa payı tablosu ile tapu kayıtları; yeter sayı hesabının denetlenmesini sağlar
- Gündem metni; gündemde yer almayan bir konunun karara bağlanıp bağlanmadığını gösterir
- Yönetim planının ilgili maddesi; toplantı usulü çoğu zaman burada özelleştirilmiştir
Süre hesabında kritik eşik: öğrenme anı
Kurul kararına karşı yapılacak başvuruda sürenin, kararın alındığı tarihten mi yoksa malikin kararı öğrendiği tarihten mi işleyeceği tartışması sık yaşanır. Toplantıya katılmayan malik bakımından öğrenme anının belgelenmesi belirleyicidir: karar örneğinin tebliği, elektronik posta ile gönderim ya da panoya asılma tarihine ilişkin kayıtlar dosyaya en baştan konulmalıdır. Süre tartışmasının delilsiz bırakılması, esasa hiç girilmeden sonuç doğurabilir.
Ortak yer ve gider kalemlerinde teknik delil
Çatı, cephe ya da ısıtma tesisatı gibi ortak yerlere ilişkin kararlarda uyuşmazlık teknik zemine kayar. Burada dosyayı güçlendiren şey, keşif ve bilirkişi incelemesine hazır bir delil kümesidir: onaylı proje ve mimari ekler, hasarın tarihli fotoğrafları, yapılan işin faturaları ve gider dağıtım cetveli. Giderin hangi ölçüte göre paylaştırıldığı belgelenmezse itiraz somut dayanaktan yoksun kalır.
Dosya kapanmadan önceki son kontrol
- Delil listesinde her belgenin hangi vakıayı ispatladığı tek cümleyle yazılır.
- Tanık beyanı ile yazılı belge çeliştiğinde hangisinin öne çıkarılacağına önceden karar verilir.
- Kararın tümünün mü yoksa belirli bir bendinin mi hedeflendiği talep sonucunda netleştirilir.
- Yönetimin savunmasında kullanacağı belgeler öngörülüp karşı delil hazırlanır.
Buradaki değerlendirmeler genel niteliktedir; her yapının yönetim planı ve fiilî durumu farklıdır. Kat mülkiyetine ilişkin somut bir uyuşmazlıkta belgeler toplanmadan önce hukuki destek alınması, sonradan telafisi güç delil kayıplarını önler.