Paydaşlar arasındaki taşınmaz uyuşmazlıklarında arabuluculuk aşaması, çoğu zaman geçilmesi gereken bir formalite gibi ele alınır. Oysa bu aşamada hazırlanan belgeler ve tutulan tutanak, sonraki bütün aşamaları etkiler. TBK ve TMK ile kat mülkiyetine ilişkin 634 sayılı Kanun'un birlikte gündeme geldiği dosyalarda, görüşme öncesi hazırlık sonucu doğrudan belirler.
Görüşme öncesi tapu ve pay tablosu
İlk hazırlık, taşınmazın güncel tapu kaydı ile pay oranlarının tabloya dökülmesidir. Miras yoluyla gelen paylarda mirasçılık belgesinin güncel olması, ipotek veya haciz şerhlerinin listelenmesi ve kat mülkiyeti kurulmuşsa bağımsız bölüm bilgilerinin eklenmesi gerekir. Pay tablosu net olmadan yürütülen görüşme, sayısal zemini bulunmayan bir pazarlığa döner.
Tüm paydaşların sürece dâhil edilmesi
- Adres ve iletişim bilgilerinin görüşme öncesinde tespit edilmesi
- Yurt dışında bulunan paydaşlar için temsil yönteminin belirlenmesi
- Vefat etmiş paydaş varsa mirasçıların tamamının belirlenmesi
- Vesayet veya kayyım durumu bulunan paydaşlar yönünden gerekli izinlerin planlanması
Anlaşma hâlinde metnin uygulanabilirliği
Anlaşma sağlandığında metnin tapuda işlem görebilecek açıklıkta yazılması gerekir. Kimin hangi payı hangi bedelle devralacağı, ödemenin zamanı ve tescilin hangi aşamada yapılacağı belirtilmezse, anlaşma belgesi uygulanamaz hâle gelir. Ödeme ile devrin eş zamanlı yürütülmesine ilişkin düzenleme de metne açıkça konulmalıdır.
Usule aykırı işlem riski
En sık karşılaşılan sorun, görüşmeye katılmayan paydaş bulunmasına rağmen sürecin eksik biçimde tamamlanmasıdır. İkinci sorun, tutanağın içeriği okunmadan imzalanması ve anlaşılan hususların yanlış yansıtılmasıdır. Üçüncüsü ise anlaşmama hâlinde düzenlenen belgenin, sonraki aşamada dosyaya konulmak üzere saklanmamasıdır; bu belge olmadan bir sonraki adım eksik kalır.
Süreci takvime bağlamak
Başvuru tarihi, görüşme tarihi ve tutanak tarihi tek bir çizelgede izlenmelidir. Bu aşamanın sonuçlanma tarihi, sonraki adımın başlangıcını belirlediğinden, tutanağın örneği alınır alınmaz takvim güncellenmelidir.
Buradaki açıklamalar genel bilgilendirme niteliğindedir. Taşınmazın durumu, paydaş sayısı ve tapu kayıtları farklı sonuçlar doğurabileceğinden, görüşme öncesinde hukuki destek alınması yerinde olur.