Apartman ve site yönetimlerinde çıkan uyuşmazlıkların büyük bölümü, hukuki dayanaktan çok usulden kaybedilir. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu kat maliklerinin borç ve yükümlülüklerini düzenlerken, TMK mülkiyet hakkının sınırlarını, TBK ise kira ilişkisi bulunan bağımsız bölümlerde tarafların konumunu belirler. İhtar, bu üç metnin uygulamada buluştuğu ilk adımdır ve çoğu zaman sonraki aşamanın dayanağını oluşturur.
İhtardan Önce Yönetim Kararının Sağlamlığı
Yönetime ilişkin bir talep ileri sürülmeden önce, dayanak alınan kat malikleri kurulu kararının usulüne uygun alınıp alınmadığı kontrol edilmelidir. Çağrının usulü, toplantı ve karar yeter sayıları, karar defterine geçirilme ve imzalar bu kontrolün başlıklarıdır. Dayanağı tartışmalı bir kurul kararına dayanarak gönderilen ihtar, karşı tarafa savunma zemini hazırlar ve dosyanın yönünü değiştirir.
Muhatabın Belirlenmesi
Bağımsız bölüm kirada ise ihtarın kime yöneltileceği ayrıca değerlendirilir. Kat maliki ile kiracının sorumluluğu her kalem bakımından aynı olmayabilir. Bu ayrım yapılmadan gönderilen bir ihtar, muhatap yönünden sonuç doğurmayabilir.
İhtar Metninde Bulunması Gereken Unsurlar
- Aykırılığın hangi davranış veya ödeme kalemine ilişkin olduğunun somut biçimde belirtilmesi
- Talep edilen tutar isteniyorsa dönem dönem dökümünün verilmesi
- Aykırılığın giderilmesi için tanınan sürenin açıkça yazılması
- Süre içinde sonuç alınmazsa başvurulacak yolun bildirilmesi
- Gönderim biçiminin ispata elverişli olması
Rahatsızlık İddialarında Delil Zinciri
Gürültü, koku, ortak alan işgali veya bağımsız bölümün tahsis amacına aykırı kullanımı gibi iddialarda en zayıf halka genellikle delildir. Yalnızca yönetim kaydına dayanan bir anlatım çoğu zaman yetersiz kalır. Tarih ve saat içeren tutanaklar, komşu bildirimleri, kolluk kayıtları ve gerektiğinde ölçüm raporları bir araya getirildiğinde iddia tartışılabilir hâle gelir. Deliller toplanırken kişisel verilere ve konut dokunulmazlığına ilişkin sınırların aşılmaması, sonradan delilin değerini yitirmemesi bakımından önemlidir.
Aidat Alacağında İki Yol Arasındaki Tercih
Ödenmeyen aidat ve gider payları bakımından icra takibi ile dava yolu arasında bir tercih yapılması gerekir. Bu tercih, alacağın miktarına, borçlunun ödeme kapasitesine ve itiraz ihtimaline göre belirlenir. Takibe itiraz edilmesi hâlinde izlenecek yolun baştan planlanmaması, süreci uzatan en yaygın nedenlerden biridir.
Süreci Yönetilebilir Kılan Kayıt Düzeni
Yönetimlerin çoğunda belgeler farklı kişilerde dağınık biçimde bulunur. İhtar, tebligat, karar defteri örneği ve tahsilat kayıtlarının tek bir dosyada toplanması, hem ileriki aşamada hem de yönetim değişikliklerinde sürekliliği sağlar.
Bu yazı genel bilgilendirme amacı taşır. Yapının niteliği, yönetim planı hükümleri ve bağımsız bölümlerin kullanım biçimi sonucu doğrudan etkileyebileceğinden, ihtar gönderilmeden önce yönetim planıyla birlikte hukuki değerlendirme alınması önerilir.