Apartman ve site uyuşmazlıklarında dava açmadan önce yapılan yazılı uyarı, çoğu zaman sürecin sonucunu belirler. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, ortak giderlerden projeye aykırı kullanıma kadar birçok başlıkta önce uyarma ve durumu belgeleme mantığı üzerine kuruludur. İhtar aşamasının atlanması, hem talebin ispatını zayıflatır hem de gecikme nedeniyle zararın büyümesine yol açar.
Ortak Gider Alacağında İhtarın İşlevi
Aidat ve ortak gider borcunun ödenmemesi hâlinde yönetici, borçlu kat maliki veya bağımsız bölümü kullanan aleyhine takip başlatabilir. İhtar, borcun muaccel olduğunu ve tutarını belgelemesi yönüyle önemlidir. İhtarnamede yer alması gereken unsurlar şunlardır:
- Borcun hangi aylara ve hangi gider kalemlerine ait olduğu
- Dayanağı olan kat malikleri kurulu kararı veya işletme projesi
- Ödeme için verilen süre ve ödeme yapılacak hesap
- Gecikme tazminatı uygulanacağının bildirimi
İşletme projesi usulüne uygun tebliğ edilmemişse, ona dayanan taleplerin dayanağı tartışmalı hâle gelir.
Projeye ve Sözleşmeye Aykırı Kullanım
Bağımsız bölümün mimari projeye aykırı biçimde değiştirilmesi, ortak alana müdahale edilmesi veya yönetim planında yasaklanmış bir faaliyette kullanılması hâlinde önce durumun tespiti ve yazılı uyarı yapılır. Uyarıya rağmen aykırılık sürerse eski hâle getirme ve müdahalenin önlenmesi talepli dava yoluna gidilir. Tespit aşamasında fotoğraf, mimari proje örneği ve gerektiğinde delil tespiti talebi dosyanın omurgasını oluşturur.
Kurul Kararının İptalinde Süre Riski
Kat malikleri kurulu kararlarına karşı iptal talebi süreye bağlıdır ve süre, toplantıya katılan malikler bakımından karar tarihinden, katılmayanlar bakımından kararı öğrenmelerinden itibaren işler; her hâlde kararın alındığı tarihten itibaren işleyen bir üst sınır da bulunur. Bu nedenle toplantı tutanağının bir örneği alınmalı, tebliğ tarihi kayda geçirilmelidir. Kararın alınmasından çok sonra fark edilen aykırılıklar, süre dolduğu gerekçesiyle incelenemeyebilir.
Kiracının Bulunduğu Bağımsız Bölümler
Bağımsız bölüm kiraya verilmişse, ortak giderlerden sorumluluk ve tahliye süreçleri TBK ile 634 sayılı Kanun hükümlerinin birlikte değerlendirilmesini gerektirir. Kira ilişkisinden kaynaklanan tahliye ihtarları ile kat mülkiyetinden doğan uyarılar farklı sonuç doğurur; ikisinin tek metinde birleştirilmesi, talebin hukuki dayanağını belirsizleştirir. Ayrıca kiracının davranışından doğan aykırılıklarda malikin sorumluluğu ayrıca değerlendirilir.
Yönetici İçin Pratik Sıra
- Karar defteri ve işletme projesi güncel tutulur.
- Tebligat adresleri her dönem başında güncellenir.
- Borç bildirimleri ihtarname ile ve tebliğ belgeli olarak yapılır.
- Aykırılıklar tarihli fotoğraf ve tutanakla kayda geçirilir.
- Dava veya takip öncesi görevli merci teyit edilir.
Buradaki açıklamalar genel bilgilendirme niteliğindedir. Yönetim planının içeriği, bina yapısı ve tarafların sıfatı sonucu değiştirebileceğinden, ihtar gönderilmeden önce metnin hukuki açıdan gözden geçirilmesi önerilir.