Apartman ve site yönetimlerinde ödenmeyen aidat alacağı için başlatılan takipler, çoğu zaman alacağın varlığı tartışmalı olduğu için değil, alacağın dayanağı olan kararların usulüne uygun alınmamış ya da tebliğ edilmemiş olması nedeniyle sonuçsuz kalır. TBK, TMK ve 634 sayılı Kanun çerçevesinde yürüyen bu süreçte icra ve tahliye aşamasına geçilmeden önce yönetim tarafında tamamlanması gereken bir belge zinciri vardır.
Alacağın dayanağı: karar ve proje
Aidat alacağı, kat malikleri kurulunun aldığı karara ve işletme projesine dayanır. Bu nedenle takip öncesinde şu üç belgenin eksiksiz olması gerekir: usulüne uygun toplanmış kurulun karar defteri örneği, işletme projesinin kendisi ve projenin bağımsız bölüm maliklerine ile kiracılara tebliğ edildiğini gösteren kayıtlar. Tebliğ halkası eksikse, borçlunun itirazı üzerine takip duraklar ve süreç yeniden kurulmak zorunda kalır.
Yönetimin takip öncesi kontrol listesi
- Karar defteri sayfalarının imzalı ve tarihli olması.
- Toplantı çağrısının yapıldığına dair kayıtların saklanması.
- Aidatın hangi dönemler için ve hangi tutarda tahakkuk ettiğini gösteren cetvel.
- Yapılan kısmi ödemelerin ve mahsupların dökümü.
- Yöneticinin temsil yetkisini gösteren karar örneği.
Kiracı, malik ve sorumluluk ayrımı
Takibin kime yöneltileceği, alacağın türüne göre değişir. Bağımsız bölümde kiracı oturuyorsa, hangi giderlerden kimin sorumlu olduğu ve kira sözleşmesindeki düzenlemenin yönetim bakımından etkisi ayrı ayrı değerlendirilmelidir. Bu ayrım yapılmadan başlatılan takiplerde husumet itirazıyla karşılaşılması olağandır. Bu nedenle güncel tapu kaydı ve kira sözleşmesi örneği, takip öncesinde dosyaya konulmalıdır.
Tahliye talebinde sınırlar
Kat mülkiyeti düzeninde bağımsız bölümün kullanımına ilişkin taleplerin koşulları, kira ilişkisinden doğan tahliye taleplerinden farklıdır. Rahatsızlık veren kullanım, projeye aykırı tadilat ya da ortak alana müdahale iddialarında, iddianın belgeye bağlanması gerekir: tarihli fotoğraflar, teknik rapor, yapılan yazılı uyarılar ve bunların tebliğ kayıtları. Sadece komşu beyanına dayanan talepler ispat bakımından zayıf kalır.
Sık görülen üç eksik
Birincisi, karar defterine dayanmayan tek taraflı tahakkuklar. İkincisi, gecikme tazminatının hangi karara dayandığının gösterilmemesi. Üçüncüsü, önceki yönetim döneminden devreden hesapların dökümünün bulunmaması. Bu üç eksik, itiraz hâlinde alacağın belgelenmesini güçleştirir.
Bu rehber genel bir çerçeve sunar. Yapının yönetim planı, alınan kararların içeriği ve bağımsız bölümün kullanım biçimi süreci değiştirebileceğinden, takip başlatılmadan önce belgelerin hukuki gözle kontrol edilmesi yerinde olur.